2008 Julio 8

GRUPOS, CONVENCIONES Y GRUPOS DE INCENTIVOS EN LA RIVIERA MAYA

La jungla, ruinas de antiguas estructuras, albercas naturales de agua fresca alimentadas por ríos subterráneos, no son las características del  lugar donde usualmente se pensaría al elegir la locación ideal para una convención o reunión de incentivos de cualquier clase.  Además de esos aspectos y más de la Riviera Maya, se convierten en una extraordinaria adición a los valores que ofrece convirtiéndola en la ubicación ideal para ese tipo de actividades. De hecho, el gobierno y la industria privada, los hoteleros y otros proveedores de servicios, han recibido una cálida bienvenida en las ferias de turismo donde acuden organizadores de este tipo de eventos de todo el mundo, precisamente por el amplio rango de beneficios que se pueden derivar de celebrar esas reuniones en la Riviera Maya.

De hecho, la Riviera Maya puede ser el lugar perfecto para la convención, la conferencia, el grupo de incentivos y ese tipo de eventos por una variedad de razones.  Para empezar, el hecho de que existen más de 34 mil habitaciones de hotel disponibles significa que están preparados para albergar convenciones de prácticamente cualquier tamaño. Añada a eso las facilidades que se ofrecen en el hotel que contiene los salones de eventos donde se llevarían a cabo las reuniones, lo último en comunicaciones y tecnología audio visual, traducción simultánea en varios lenguajes si se requiere, centros de negocios totalmente equipados con equipos de oficina, acceso a Internet inalámbrico en practicamente todo el hotel, en los centros de convenciones y en muchos casos en las habitaciones de los huéspedes.

Se le recomienda a los organizadores de reuniones que contacten al Fideicomiso de Promoción Turística de la Riviera Maya para información acerca de las propiedades que pueden hospedar el tamaño y tipo de reunión planeada.  O pueden visitar el sitio oficial www.rivieramaya.com

El Fideicomiso es el organismo responsable de promover la región y está limitado a proveer información objetiva sin recomendaciones específicas.

TRANSPORTACION

Por supuesto, uno de los factores más importantes a considerar cuando se escoja donde celebrar una convención, conferencia o grupo de incentivos, es el acceso.  La Riviera Maya se sirve primordialmente del Aeropuerto Internacional de Cancún que recibe más pasajeros internacionales que cualquier otro aeropuerto en México.  Virtualmente todas las principales líneas aéreas del mundo tienen tanto vuelos directos a Cancún desde sus centros de aviación o pueden arreglarse fácilmente para conexiones de vuelos.  También se cuenta con una terminal aérea privada que provee cualquier servicio requerido.

Como es el caso en referencia a la mayoría de las convenciones y conferencias, una u otra de las aerolíneas usualmente ofrecerán descuentos en los precios de las tarifas aéreas para convencionistas dependiendo de donde se abordará.  Su experto profesional en planeación de reuniones está al tanto de los beneficios que pueden obtenerse y puede asegurarse que aquellos invitados a la junta reciban la información en tiempo para tomar ventaja de las tarifas aéreas reducidas.

Una vez en la Riviera Maya, el hotel anfitrión puede hacer arreglos para la transportación de los convencionistas desde y hacia los lugares de las conferencias, reuniones o eventos.  También pueden hacerse arreglos de la transportación a las ciudades cercanas y otras atracciones locales tanto para quienes atienden las juntas como para aquellos que los acompañan.

HOSPEDAJE

Como se ha mencionado, hay más de 34 mil habitaciones disponibles en la Riviera Maya, más que suficientes para hospedar una convención, conferencia o junta de incentivos de cualquier tamaño.  Los hoteles varían en tamaño, servicios y facilidades, así como en cuanto a costo, incluyendo aquellos operados dentro de la categoría del todo incluído así como aquellos que cuentan con Plan Europeo.  Muchos de los grandes hoteles tienen tanto salones de grupos con la amplitud suficiente para todos los convencionistas así como las habitaciones necesarias para satisfacerlos. Su experto en planeación de eventos puede ayudar a verificar que la atención a grupos sea adecuada y que habrá fácil acceso a las necesidades requeridas en las juntas.  Transportación terrestre de los hoteles a los convencionistas y el lugar donde se llevarán a cabo los talleres o conferencias pueden ser arreglados también.

Usualmente hay varias formas de descuentos a tarifas de cuartos que están disponibles para los convencionistas que atienden la conferencia o grupo de incentivos. Suites de hospitalidad también pueden ser registradas por los patrocinadores o los organizadores.

ESPACIOS DE EXHIBICION

Uno de los propósitos de planear con suficiente anticipación la convención, conferencia o grupo de incentivos es tener la certeza que el lugar escogido para la porción principal del evento contendrá suficiente espacio o pueda ser configurado para satisfacer los requerimientos de la organización que patrocina el evento. La mayoría de los hoteles importantes tienen suficiente espacio para los estánds de exhibición alrededor de los salones donde se realiza el evento.  Si hay un exceso de exhibidores quizás haya más necesidad de espacio para exhibir y esa es la razón por la que debe efectuarse la planeación anticipada.

COMUNICACIONES

Se cuenta con las más modernas tecnologías de comunicaciones, la Riviera Maya ofrece comunicación instantánea de voz o de datos con cualquier lugar del mundo, no importa cuan remoto esté.  Habiendo recibido y hospedado a numerosos líderes de estado de la mayoría de los países más importantes del mundo, se requiere esa capacidad de comunicación.  Es natural extender esa cobertura a todos los visitantes de la Riviera Maya, especialmente a aquellos que toman parte en esas importantes reuniones de negocios o conferencias educativas y convenciones, juntas de incentivos y eventos diversos.

La prensa internacional de todos los puntos del mundo puede ser alojados para esos eventos en la Riviera Maya, con salones de prensa establecidos para ofrecer comunicación instantánea con los editores de su lugar de origen a lo largo de las 24 horas del día.  Fotos, videos y presentaciones pueden enviarse  y transmitirse vía satélite.

En pocas palabras, la comunicación no es una razón de preocupación cuando se trata de realizar una convención, conferencia o junta de incentivos en la Riviera Maya.

EQUIPO AUDIOVISUAL

Los centros de conferencias de los hoteles más importantes de la Riviera Maya ofrecen los últimos avances en equipo audiovisual para proyección durante las sesiones plenarias y los talleres de trabajo así como las grabaciones para posteriores envíos a los conferencistas u otros que puedan requerir copias.  Su planeador de reuniones puede hacer arreglos para el equipo que será requerido para cualquiera de las sesiones.

PUBLICACIONES DIARIAS

En la Riviera Maya hay acceso a la mayoría de los principales periódicos diarios así como la edición local de la edición Edición Internacional de The Miami Herald  que puede ser enviada a cada uno de los convencionistas a su habitación o reuniones.

También, con todo el moderno equipo de impresión que existe en la Riviera Maya, los planeadores de reuniones pueden hacer los arreglos para realizar un periódico especial que cubra las actividades del día anterior del evento y que se puede imprimir durante la noche para entregar a tiempo en la primera sesión de la mañana siguiente. El personal de ventas de grupos de los diferentes hoteles que hospedan convenciones y juntas grandes puede recomendarle a quienes proveen esos servicios o información disponible en el Fideicomiso de Promoción Turística de la Riviera Maya.

ALIMENTOS Y BEBIDAS

Desde los banquetes de gala hasta el servicio de café que se ofrece durante las sesiones de trabajo puede ser arreglado para las conferencias, convenciones y grupos de incentivos.  Comidas patrocinadas con la presentación de conferencistas, ceremonias de premiación y otros por el estilo pueden ser contratados así como bufetes abiertos o facilidades para cenas.  Los arreglos pueden ser realizados para comidas especiales en varios de los maravillosos restaurantes de la Riviera Maya que presentan cocina de la región y especialidades de todo el mundo.

ACTIVIDADES CONJUNTAS

Cuando se planea una convención, conferencia o junta de incentivos en la Riviera Maya, los planeadores de juntas también están al tanto de que se provee acceso a actividades que no son de negocios tanto para los convencionistas como para aquellos que los acompañan.  Hay una cantidad de actividades que están disponibles para aquellos que visitan la Riviera Maya para esos propósitos.

Hay un número de campos de golf de nivel de campeonato en la Riviera Maya.  Muchos organizadores incluyen torneos de golf dentro de las actividades planeadas.  Lo mismo ocurre con las canchas de tenis o torneos de pesca, todo lo cual contribuye a los aspectos excitantes de una convención, la conferencia o el grupo de incentivos en la Riviera Maya.

Para las esposas y familia que frecuentemente acompañan al convencionista, hay muchas actividades que pueden planearse.  Por ejemplo, hay algunos negocios locales que ofrecen programas especiales como descuentos en las compras de cosméticos, fragancias, joyería y otros artículos similares.  O también se ofrecen masajes o tratamientos faciales con descuento.  Otros ofrecen cursos de cocina regional.  También se puede incluir salir a navegar por el Caribe u otras actividades de tiempo de descanso que pueden arreglarse también. Y algunas ofrecen actividades especiales para niños también.

GRUPOS EN GENERAL

Por supuesto, los grupos que visitan la Riviea Maya no se limitan a sólo aquellos que atienden importantes reuniones de negocios o juntas organizadas.  Con frecuencia hay grupos de personas que disfrutan hacer una actividad específica como la pesca (deep sea fishing) o el golf, que planean visitar diversos destinos al mismo tiempo.  La Riviera Maya es única para satisfacer a ese tipo de grupos.

Esos grupos, incluyen un gran número de personas que asisten a la boda de algún familiar o amigo en la Riviera Maya, frecuentemente no utilizan los servicios de un profesional de planeación de grupos.  El personal de ventas de grupo de los hoteles más importantes de la Riviera Maya está siempre disponible para ayudar a ese tipo de grupos a que tengan una visita exitosa y llena de disfrute.  Ellos pueden conseguir descuentos de grupo en varias facilidades o para la renta de equipo, incluyendo ATV’s para los tours de la jungla o barco de pesca, guías y capitanes.

TIPS

Aquellos responsables de hacer los arreglos para la junta de su organización no deben escatimarse  los servicios de los profesionales de organización de reuniones.  Ellos pueden ayudar a asegurar un evento libre de problemas y usualmente tendrán un plan de respaldo en mente para afrontar cualquier eventualidad.

La planeación anticipada es absolutamente necesaria, incluyendo el pago de depósitos y lo relacionado a fin de asegurar la disponibilidad de las facilidades registradas. Hay organizaciones que registran su convención hasta dos o tres años antes a fin de tener la certeza que habrá el tiempo necesario para atender todos los factores a considerar y tener la seguridad de que todo lo que se necesite estará disponible.

Aquellos que planean traer varios artículos que serán utilizados durante el desarrollo de una convención, conferencia o reunión de incentivos deben coordinar los servicios de un agente aduanal que esté familiarizado con el manejo de esa materia.  Hay ciertas provisiones que deben ser hechas para conducir eventos de ese tipo que tienen que ver con la eliminación del pago de obligaciones fiscales en casos de artículos específicos.

Lo mismo ocurre con los expositores que pueden traer material de promoción que no serán vendidos, por lo tanto carecen de obligaciones de derechos aduanales. Sin embargo, los servicios de un profesional usualmente son requeridos a fin de tomar ventaja de esos beneficios.

La Riviera Maya es un lugar ideal para realizar una convención, conferencia o grupo de incentivos.  El clima usualmente coopera completamente con la oportunidad tanto de hacer negocios como de disfrutar el tiempo que se disfruta en esta paradisíaca ubicación.  Cualquier cosa y todo lo que se necesita para hacer un evento exitoso está disponible desde la más moderna tecnología y facilidades a una amplia gama de otros valores.  El Fideicomiso de Promoción Turística de la Riviera Maya, un profesional de planeación de eventos y el grupo de ventas de grupos de su hotel pueden ayudarlo a hacer de ese evento, un suceso memorable.